KVKK kayıtları neden her kurulumda var?
Bir emlak ofisi, işinin doğası gereği kişisel veri işler: alıcı ve kiracı adaylarının adları, telefonları, bütçeleri ve aradıkları bölge; mal sahiplerinin iletişim bilgileri; kira sözleşmelerinin tarafları. Yer gösterme belgesi düzenlendiğinde tarafların kimlik bilgileri de kayda girer; bu belgenin ne olduğunu yer gösterme belgesi nedir rehberinde anlattık. Bu verileri işleyen herkes, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında ilgili kişiyi aydınlatmak, isteğe bağlı işlemeler için açık rıza almak, başvurulara yanıt vermek ve işleme amacı sona eren verileri silmek ya da anonim hâle getirmek gibi yükümlülüklerle karşı karşıyadır.
Bu yükümlülüklerin bir kısmı ofisinizin süreçleriyle, bir kısmı ise kayıtla ilgilidir: kime ne zaman aydınlatma yapıldığını, kimin hangi amaçla rıza verdiğini, bir başvurunun ne zaman geldiğini ve ne zaman yanıtlandığını gösterebilmek gerekir. Emlink bu kayıt tarafını bir eklenti olarak satmaz. Tablolar ve ekranlar çekirdektedir; yalnızca Portföy modülünü kullanan bir ofiste de, bütün modülleri kullanan bir ofiste de aynı şekilde vardır.
| Ekran | Nerede? | Kimler kullanır? |
|---|---|---|
| Rıza kayıtları | Portföy > KVKK | Portföyde müşteriyle çalışan kullanıcılar |
| Aydınlatma metinleri | Portföy > KVKK | Portföyde müşteriyle çalışan kullanıcılar |
| Başvurular | Portföy > KVKK | Portföyde müşteriyle çalışan kullanıcılar |
| Saklama politikaları ve saklama çalıştırma | Yönetim | Yalnızca ofis sahibi ve yöneticiler |
| Erişim günlüğü | Yönetim | Yalnızca ofis sahibi ve yöneticiler |
Rıza kayıtları: amaç bazlı, geçmişiyle birlikte
Rıza kayıtları ekranında bir kişi seçtiğinizde, her amaç için güncel durum (“Rıza var” ya da “Rıza yok”) ve son işlemin tarihi görünür. Amaçlar ayrı ayrı tutulur; birine verilen rıza diğerini kapsamaz:
- Pazarlama araması: Kişiyi yeni portföyler için aramak.
- SMS / WhatsApp mesajı: Kişiye ilan ve kampanya mesajı göndermek.
- E-posta bülteni: Kişiye düzenli e-posta göndermek.
- Üçüncü tarafla paylaşım: Kişinin bilgisini ofis dışındaki biriyle paylaşmak.
“Rıza ver” ve “Geri çek” düğmeleri mevcut kaydın üzerine yazmaz; her işlem yeni bir olay olarak eklenir. “Rıza geçmişi” bölümünde rızanın ne zaman verildiğini, ne zaman geri çekildiğini sırasıyla görürsünüz. Rıza kayıtları yalnızca hizmetin şartı olmayan, isteğe bağlı amaçlar için tutulur. Kişinin ev araması, gezi planlaması ya da sözleşme hazırlığı gibi talep ettiği hizmetin kendisi için gereken işlemeler bu ekranın konusu değildir.
Aydınlatma ile açık rıza sık karıştırılır. Aydınlatma, kişiye verilerinin kim tarafından, hangi amaçla ve nasıl işleneceğini anlatmaktır ve rıza alınsın alınmasın yapılması gereken bir bilgilendirmedir. Açık rıza ise belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle verilen onaydır. Bu yüzden ekranda iki ayrı kayıt vardır: aydınlatma gösterimi ve amaç bazlı rıza olayı. Hangi işlemenin rızaya, hangisinin başka bir hukuki sebebe dayandığını belirlemek ofisinizin değerlendirmesidir; portföy ve müşteri yönetimi ekranlarında topladığınız verileri bu gözle bir kez gözden geçirmenizi öneririz.
Aydınlatma metinleri: sürümlü yayın ve gösterim kaydı
Aydınlatma metniniz zamanla değişir: yeni bir modül kullanmaya başlarsınız, bir hizmet sağlayıcınız değişir ya da hukuk danışmanınız metni günceller. Emlink'te metin değişikliği yeni bir sürüm olarak yayımlanır; eski sürümler denetim için değişmeden saklanır. Her sürümün numarası, yayım tarihi ve kaç kişiye gösterildiği listede görünür.
- 1
Metni yayımlayın
“Yeni sürüm yayımla” formuna başlığı ve metni girip “Yayımla” deyin. Metnin içeriğini hukuk danışmanınızla birlikte hazırlamanızı öneririz.
- 2
Gösterimi kaydedin
Müşteriye metni gösterdiğinizde, kişinin rıza ekranında “Gösterim kaydet” ile hangi sürümü hangi kanaldan gösterdiğinizi kaydedin: Ofiste, Telefonda, E-postayla ya da WhatsApp'tan.
- 3
Durumu izleyin
Kişinin kartında “Son gösterilen aydınlatma: v3 · tarih” gibi bir satır görünür. Henüz gösterim yoksa ekran bunu açıkça söyler.
İlgili kişi başvuruları: son tarih ve hatırlatma
KVKK md. 11, kişilere verileriyle ilgili bilgi isteme, düzeltme, silme ve itiraz gibi haklar tanır; Kanun, başvurunun en geç 30 gün içinde sonuçlandırılmasını öngörür. “Başvurular” ekranında gelen başvuruyu türüyle ve alındığı tarihle kaydedersiniz. Son tarih kendiliğinden hesaplanır, hatırlatmalar kendiliğinden kurulur.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Başvuru türü | Bilgi talebi, Düzeltme, Silme, İtiraz, Aktarım |
| Alındığı tarih | Başvurunun ofise ulaştığı gün |
| Son tarih | Alındığı günden 30 gün sonrası |
| Kalan | Son tarihe kalan gün ya da kaç gün gecikildiği |
| Durum | Açık, Yanıtlandı, Reddedildi |
Saklama politikaları: süreyi ve dayanağı ofis belirler
Kişisel veriler, işlendikleri amacın gerektirdiği süre kadar saklanmalıdır. Saklama politikaları ekranında her kayıt türü için bir saklama süresi (1 ile 120 ay arası), süre dolunca yapılacak işlem ve hukuki dayanak ya da açıklama tanımlarsınız. Varsayılan bir süre yoktur; süreyi ve dayanağı ofisiniz belirler. Formdaki “Örnek dayanak metni ekle” düğmesi bir başlangıç metni önerir; bu metni kendi durumunuza göre hukuk danışmanınızla birlikte uyarlamanız gerekir.
| Kayıt türü | Süre dolunca ne olur? |
|---|---|
| Kişi kayıtları | Son etkileşimi süreden eski kişiler anonimleştirilir: ad “Anonim Kişi #…” olur; telefon, e-posta, şirket, kimlik no ve notlar boşaltılır. |
| Talep notları | Kapanmış ve süreden eski taleplerin serbest metin notları boşaltılır; talep kaydı silinmez. |
| Gezi geri bildirimleri | Süreden eski gezilerin geri bildirim notları boşaltılır; gezi kaydı silinmez. |
| Rıza geçmişi | Süreden eski rıza olayları silinir; her amacın son olayı korunur, güncel rıza durumu değişmez. |
Diğer modüllerdeki kayıtlar silinmez, anonimleştirilir; böylece portföy istatistikleri ve geçmiş işlem kayıtları bozulmadan kişiyi tanımlayan bilgiler kaldırılır. Açık talebi ya da aktif sözleşmesi olan bir kişiye saklama işlemi dokunmaz. Anonimleştirilen kişi kartında “Anonimleştirildi” rozeti görünür. Politikaları “Etkinleştir” ve “Pasife al” ile açıp kapatabilirsiniz.
Saklama çalıştır: ön izleme, onay, sonuç
- 1
1 · Ön izleme
“Ön izleme yap” dediğinizde hiçbir kayıt değişmez. Ekran her politika için eşik tarihini, kaç kaydın etkileneceğini ve ilk 50 kaydı son etkileşim tarihiyle listeler.
- 2
2 · Onay
“Uygula” dediğinizde bir onay penceresi açılır: kaç kaydın kalıcı olarak anonimleştirileceği ya da silineceği, işlemin geri alınamayacağı ve erişim günlüğüne yazılacağı açıkça belirtilir.
- 3
3 · Sonuç
Her kayıt türü için kaç kaydın işlendiği ya da neden atlandığı gösterilir. Ön izlemeler de dahil her koşu, “Koşu geçmişi” bölümüne yazılır.
Saklama çalıştırma menüde ayrı bir satır olarak durmaz; saklama politikaları listesindeki “Taramaya git” düğmesinden açılır. Etkin politika yoksa ekran sizi önce politika tanımlamaya yönlendirir. Taramayı belirli aralıklarla, örneğin ay sonunda, ön izlemeyle başlatmak iyi bir alışkanlıktır. Ön izleme listesini uygulamadan önce bir kez gözden geçirin: listede hâlâ iletişimde olduğunuz bir kişi görüyorsanız, kişi kartındaki son etkileşimin güncel olup olmadığını kontrol edin. Uygulama geri alınamadığı için bu kısa kontrol, yanlışlıkla bilgi kaybetmenin önündeki son adımdır.
Erişim günlüğü: kim, ne zaman, hangi alana dokundu?
Erişim günlüğü, kayıt altına alınan kişisel veri erişimlerini satır satır gösterir: zaman, kullanıcı, eylem (Görüntüleme, Dışa aktarma, Güncelleme, Anonimleştirme, Silme), kayıt türü ve dokunulan alanlar. Satırlar değiştirilemez ve silinemez. Kullanıcı, eylem, kayıt türü, kayıt kimliği ve tarih aralığı süzgeçleriyle arama yapar, sonucu “CSV indir” ile dışa aktarırsınız; dışa aktarmanın kendisi de günlüğe yazılır.
Günlük, en çok bir soru geldiğinde işe yarar. Örneğin bir kişi, bilgilerinin ofiste kimler tarafından görüldüğünü sorduğunda kayıt kimliğiyle süzerek kayıt altına alınmış ilgili erişimleri bulabilir; bir saklama koşusunun hangi kayıtları anonimleştirdiğini sonradan gösterebilirsiniz.
Bu araç neyi yapar, neyi sizin kararınıza bırakır?
| KVKK kayıtları ne yapar? | Neyi ofise bırakır? |
|---|---|
| Aydınlatma ve rıza kayıtlarını tutar | Aydınlatma metninin içeriğini ve hangi işlemeler için rıza gerektiğini |
| Başvuruların son tarihini hesaplar ve hatırlatır | Başvuruya verilecek yanıtın içeriğini |
| Tanımladığınız saklama politikasını ön izlemeyle uygular | Saklama sürelerini ve hukuki dayanağı belirlemeyi |
| Erişimleri değiştirilemez bir günlükte tutar | Kullanıcı yetkilerini ve ofis içi kuralları belirlemeyi |
Ekranlardaki açıklamalar da bunu söyler: araç kayıt tutar ve politikayı uygular; sürelerin mevzuata uygunluğu ve hukuki dayanak ofisin sorumluluğundadır. Emlink'i tek bir sunucuya, verinin ofisinizde kalacağı şekilde kurmak da mümkündür; bu tercihi veri güvenliği politikanızla birlikte değerlendirebilirsiniz. Konunun genel çerçevesini emlakçılar için KVKK rehberi yazımızda anlattık. Metin ve süreler için mutlaka bir hukuk danışmanından destek alın; sorularınız için bize yazabilirsiniz.