Kira sözleşmesi ve tahsilat takibi: yenilemeyi ve geciken kirayı kaçırmayın

Kiralık daire yöneten bir emlak ofisinin işi sözleşme imzalanınca bitmez, asıl o zaman başlar. Her ay kiranın yatıp yatmadığını kontrol etmek, geciken kiracıyı nazikçe hatırlatmak, mal sahibine ay sonunda hesap vermek ve yılda bir kez kira artışını doğru hesaplamak gerekir. Yönetilen daire sayısı on beş, yirmi olduğunda bu işler bir Excel dosyasına ve birkaç danışmanın hafızasına sığmaz.

• Yenileme tarihi unutulur: Sözleşme yıl dönümü geçer, kira artışı bir sonraki aya kayar ya da hiç yapılmaz.
• Gecikme geç fark edilir: Hangi kiracının hangi ayı ödemediği, ancak mal sahibi aradığında ortaya çıkar.
• Kısmi ödeme karışır: Kiranın bir kısmını yatıran kiracının kalan borcu ayrı bir nota yazılır, sonra kaybolur.
• Mal sahibine hesap vermek zaman alır: Ay sonunda her mal sahibi için tahsilatı, komisyonu ve neti elle toplamak gerekir.

Sözleşme & Kira modülü bu dört işi aynı sözleşme kaydına bağlar. Sözleşmeyi bir kez girersiniz; tahsilat dönemleri, gecikme, yenileme ve hesap özeti o kayıttan türer.

Yeni kira sözleşmesi formunda kiracıyı ve mal sahibini ortak kişi rehberinden seçersiniz; mülk de portföydeki kayda bağlanır. Böylece aynı kişiyi her modülde yeniden yazmazsınız ve sözleşmeden ilana, ilandan sözleşmeye tek tıkla geçersiniz.

Sözleşme ayrıntısında güncel kira, açık tahsilat, depozito, yönetim komisyonu ve sıradaki yenileme tarihi üst kartta görünür. Altında Tahsilat durumu, Yenileme hesabı, Zam kararı arşivi, Kira geçmişi ve Sözleşme belgeleri kartları yer alır.

Depozito alanları iki aşamada kullanılır. Sözleşme başında yalnızca alınan depozito tutarını girersiniz; iade tarihi, kesinti ve depozito notu ise sözleşme kapanırken doldurulur. Böylece kiracı çıktığında “ne kadar depozito almıştık, ne kadarını iade ettik, neden kesinti yaptık” sorularının cevabı yıllar sonra bile sözleşmenin kaydında durur.

Sözleşmeler ekranı düz bir liste değil, günlük kontrol paneli gibi çalışır. Ekranı açtığınızda ilk gördüğünüz şey, dikkat isteyen sözleşmelerin sayısıdır.

• Özet şeridi: Aktif sözleşme sayısı, aylık kira toplamı, 60 gün içinde yenilenecek sözleşmeler ve geciken tahsilat.
• Canlı arama: Kiracı, mal sahibi veya portföy adıyla yazdıkça süzülür.
• Hızlı çipler: “Yenilemesi yaklaşan” ve “Tahsilatı geciken” çipleri ilgilenmeniz gereken sözleşmeleri tek dokunuşta ayırır.
• Satır rozetleri: Sıradaki yenilemeye kalan gün sayısı ve “2 dönem gecikmede” gibi gecikme rozetleri satırda görünür; tahsilatı düzenli olanlar “Güncel” yazar.
• Satır eylemleri: Tahsilat takvimine gitmek ya da belge oluşturmak için sözleşmeyi açmanız gerekmez.

Aynı bilgiler ofisin açılış ekranı olan Panel'e de özet kart olarak taşınır. Panelde gecikmiş tahsilatı gören bir yönetici, Sözleşmeler ekranına girmeden de ofisin kira tarafında ilgilenilmesi gereken bir iş olup olmadığını bilir. Telefonda liste kart görünümüne döner; kalan gün ve gecikme rozetleri kartın üzerinde kalır.

Tahsilat takvimi, tüm sözleşmelerin aylık dönemlerini tek ekranda toplar. Ay gezinme düğmeleriyle önceki ve sonraki aylara geçer, Tümü / Açık / Geciken süzgeçleriyle odaklanırsınız. Üstteki şerit o ay beklenen, tahsil edilen ve açık dönem sayısını, ayrıca tüm aylardaki geciken toplamı gösterir.

1. 1

   Dönemler üretilir

   Sözleşme ayrıntısından “12 aylık dönem üret” dersiniz; ödeme gününe göre vadeler oluşur. Tekrar üretildiğinde var olan dönemlere dokunulmaz.

2. 2

   Ödeme işlenir

   Satırın altında açılan “Tahsil et” panelinde ödenen tutarı ve ödeme tarihini girersiniz. Kiranın bir kısmı ödendiyse dönem “Kısmi” olur ve kalan tutar satırda görünür.

3. 3

   Gecikme hesaplanır

   Vadesi geçen dönem “Gecikti” durumuna geçer; satırda gecikme gün sayısı ve faiz tutarı, hangi oranla hesaplandığıyla (sözleşme oranı ya da kanuni oran) birlikte yazar.

4. 4

   Kiracıya hatırlatılır

   “Hatırlat” düğmesi, kiracının adı, dönem, tutar ve vadesiyle hazırlanmış nazik bir WhatsApp mesajı açar; göndermeden önce metni düzenleyebilirsiniz.

5. 5

   Grafikle izlenir

   Aylık tahsilat kırılımı grafiği son 12 ayı tahsil edilen, açık ve geciken olarak gösterir. Geciken çipini seçtiğinizde grafik de yalnızca vadesi geçmiş tutarları kırmızı seride çizer.

Sözleşme ayrıntısındaki Yenileme hesabı kartı, yenileme tarihine göre doğru ayın TÜFE verisini seçer ve TBK md. 344'e göre yasal tavanı hesaplar. Uygulayacağınız oranı siz belirlersiniz; karar “Zam kararı arşivi”ne yazılır ve isterseniz sözleşme kirası da güncellenir.

Kural tablosunun nasıl çalıştığını, EVDS'den oran çekmeyi ve arşivi TÜFE kira artış hesaplama sayfasında ayrıntılı anlattık. Hesabın mantığını genel olarak öğrenmek için kira artış oranı nasıl hesaplanır rehberine bakabilirsiniz.

Kira yönetimi yaptığınız mal sahipleri her ay aynı soruyu sorar: “Bu ay ne tahsil edildi, bana ne kalıyor?” Mülk sahibi hesap özeti ekranında mal sahibini ve başlangıç–bitiş ayını seçtiğinizde, o kişinin tüm sözleşmelerinden gelen dönem satırları tek dökümde toplanır.

• Beklenen ve tahsil edilen: Dönem dönem beklenen kira ve fiilen tahsil edilen tutar.
• Açıkta kalan: Henüz tahsil edilmemiş tutar; mal sahibi gecikmeyi sizden önce sormaz.
• Ofis komisyonu: Sözleşmede tanımlı yönetim komisyonu oranına göre tahsilat üzerinden hesaplanır.
• Mal sahibine net: Tahsil edilen tutardan komisyon düşüldükten sonra kalan.

Özeti “Yazdır” ile A4 olarak çıkarabilir ya da “WhatsApp ile gönder” diyerek beklenen, tahsil edilen, komisyon ve net tutarları içeren kısa bir mesajla iletebilirsiniz. Özet bilgilendirme amaçlıdır; bakım ve benzeri kesinti kalemleri bu dökümün kapsamı dışındadır. Mal sahipleri bu özeti kiracı ve mülk sahibi portalı üzerinden telefonlarından da görebilir.

Belgeler ekranı, ofisin düzenli kullandığı yazılı sözleşmeleri şablondan üretir. Hazır gelen türler arasında Yetkilendirme Sözleşmesi, Alım Satıma Aracılık Sözleşmesi ve Kiralamaya Aracılık Sözleşmesi bulunur. Belge türünü seçer, alanları doldurur, “Belgeyi üret” dersiniz.

• Zorunlu alanları denetler: Yıldızlı alanlar boşsa belge üretilmez ve eksik alanlar adıyla listelenir. Boş bırakılan diğer alanlar çıktıda elle doldurulacak boşluk olarak kalır.
• Şablon sürümü kayıtlıdır: Her belge hangi şablon sürümüyle üretildiğini taşır; şablon sonradan değişse de eski belge ilk hâliyle arşivde durur.
• Arşiv ve A4 yazdırma: Üretilen belgeler belge arşivinde listelenir, yeniden açılıp yazdırılabilir. Sözleşme ayrıntısındaki “Sözleşme belgeleri” kartı o sözleşmeye ait belgeleri gösterir.

Kira yönetimini ofisin diğer işleriyle birlikte nasıl kurgulayabileceğinizi kira takip programı sayfasında anlattık. Modülü kendi sözleşmelerinizle görmek için bizimle iletişime geçin.

1. 1

   Kişileri ve mülkleri hazırlayın

   Kiracı ve mal sahipleri kişi rehberine, kiralık daireler portföye girilir. Portföy modülünü zaten kullanıyorsanız bu bilgiler hazırdır.

2. 2

   Aktif sözleşmeleri girin

   Her sözleşme için başlangıç tarihi, güncel aylık kira, ödeme günü, depozito ve varsa yönetim komisyonu oranı yazılır. Sıradaki yenileme tarihi başlangıç tarihinden izlenir.

3. 3

   Tahsilat dönemlerini üretin

   Her sözleşme için aylık dönemleri üretin ve son ayların ödemelerini işleyin; ilk günden itibaren gecikmeler doğru görünür.

4. 4

   TÜFE oranlarını kontrol edin

   TÜFE oranları ekranında yaklaşan yenilemelerin veri dönemlerinin kayıtlı olduğundan emin olun; EVDS anahtarı yoksa eksik dönemleri elle girin.

5. 5

   Mal sahiplerine ilk özeti gönderin

   Ay sonunda her mal sahibi için hesap özetini hazırlayıp yazdırın ya da WhatsApp ile iletin; düzenli bir döküm, mal sahibiyle ilişkinizi şeffaf tutar.

Ofisiniz yalnızca aldığı modülleri kullanır; kira yönetimi ağırlıklı çalışıyorsanız bu modülle başlayıp diğerlerini sonra ekleyebilirsiniz. Seçenekleri paketler bölümünde görebilirsiniz.