Kira takip programı: tahsilattan yıllık artışa kiralama yönetimi

Satış işi bir kez kapanır; kiralama yönetimi ise her ay yeniden başlar. Mülk sahibi adına kira takibi yapan bir ofis için ayın ilk haftası tahsilat haftasıdır: hangi kiracının ödediği, kimin kısmi ödeme yaptığı, kimin hiç ödemediği tek tek kontrol edilir. Yıl dönümlerinde kira artışı hesaplanır, sözleşme bitimlerinde yenileme konuşulur, dönem sonunda mülk sahibine bir döküm hazırlanır.

Bu işi defterle ya da Excel'le yürütmek mümkündür ama kırılgandır. Elli daireyi geçen bir kira portföyünde tek bir unutulmuş gecikme, mülk sahibiyle güven sorununa dönüşebilir. Bir kira takip programı, tahsilatı hatırlamaya değil, sistemin göstermesine bırakır.

• Gecikme geç fark edilir: Ödemeyen kiracı, mülk sahibi aradığında hatırlanır.
• Kısmi ödeme karışır: Kiranın bir kısmı yatırıldığında kalan tutar ayrı bir notta kaybolur.
• Artış yanlış hesaplanır: Hangi ayın oranının kullanılacağı, yasal sınırın ne olduğu her yıl yeniden araştırılır.
• Döküm elle hazırlanır: Mülk sahibine dönem sonu hesabı her seferinde yeniden yazılır.
• Yenileme kaçar: Sözleşme bitimine birkaç gün kala fark edilen yenileme, hazırlıksız bir pazarlığa dönüşür.

Emlink'te kira tarafı, ofisin geri kalan işinden kopuk değildir. Kiralanan daire portföydeki ilanın kendisidir; kiracı, talep olarak ofise ilk geldiği andaki kişi kaydıyla sözleşmeye bağlanır. Kiralama dosyası İşlem & Komisyon modülünde teklif, kapora ve evrak aşamalarından geçip tamamlandığında, sözleşme ve tahsilat takibi Sözleşme & Kira modülünde başlar.

Sözleşme & Kira modülünde kira sözleşmesinin tarafları kişi rehberinden, mülk ise portföyden bağlanır. Mal sahibi ve kiracı bir kez kaydedilir; aynı kayıt hem sözleşmede hem tahsilatta hem hesap özetinde kullanılır.

Liste canlı aramayla taraf veya mülk adına göre süzülür; “yenilemesi yaklaşan” ve “tahsilatı geciken” çipleri tek tıkla ilgili sözleşmeleri ayırır. Sözleşme ayrıntısında tahsilat durumu ve belge kartları birlikte görünür.

Her sözleşme için tahsilat dönemleri üretilir; ay ay gezinerek hangi kiraların beklendiğini görürsünüz. Bir satıra tıkladığınızda altında tahsil paneli açılır; ödemenin tamamını ya da bir kısmını işlersiniz. Kısmi ödemede kalan tutar dönem üzerinde açık kalır, unutulmaz.

1. 1

   Dönemler oluşur

   Sözleşmedeki kira ve ödeme gününe göre aylık tahsilat dönemleri üretilir.

2. 2

   Ödeme işlenir

   Kiracı ödediğinde tutar ve tarih işlenir; eksik ödeme kısmi olarak kaydedilir.

3. 3

   Gecikme işaretlenir

   Vadesi geçen dönem gecikmiş görünür. Sözleşmede gecikme faizi oranı tanımlıysa o oran, tanımlı değilse kanuni faiz esas alınarak hesap gösterilir.

4. 4

   Hatırlatma gönderilir

   Kiracıya WhatsApp kira hatırlatması tek tıkla hazırlanır; mesajı siz gönderirsiniz.

Takvimin grafik görünümü, süzgece uyan tahsilatları aylık olarak çizer; “Geciken” çipini seçtiğinizde gecikmeler kırmızı seri olarak öne çıkar. Hangi ayların sorunlu geçtiği, tabloyu tek tek okumadan anlaşılır.

Konut kiralarında yıllık artış, Türk Borçlar Kanunu md. 344 ile sınırlandırılmıştır: yenilenen kira döneminde uygulanacak artış oranı, bir önceki kira yılının on iki aylık TÜFE ortalamasındaki değişimi geçemez. Emlink'teki TÜFE kira artış motoru bu kurala göre yasal tavanı hesaplar ve yenileme hesabını sözleşmeye bağlar.

• Sürümlü kural tablosu: Kural değiştiğinde eski hesaplar eski kurala göre arşivde kalır. Örneğin 2022-2024 arasında konut kiralarında uygulanan geçici %25 sınırı sona ermiştir; o dönemin kararları kendi kuralıyla görünür.
• Oran kaynağı: TCMB EVDS anahtarı tanımlıysa oranlar otomatik çekilir; değilse elle girilir. Oran ekranında güncel oran ve tablo ile çizgi grafik arasında geçiş bulunur.
• Zam kararı arşivi: Hangi sözleşmeye hangi tarihte hangi oranla artış uygulandığı kayıtlı kalır.

Beş yılı dolduran kira ilişkilerinde yeni kira bedelinin hakkaniyete göre belirlenebileceğini de hatırlatmak gerekir; bu durumda TÜFE tavanı tek başına belirleyici olmayabilir. Böyle bir sözleşmede tarafların durumu farklı değerlendirme gerektirdiği için bir avukattan görüş almak yerinde olur. Yenilemesi 60 gün içinde gelen sözleşmeler kokpitte ayrıca listelendiği için bu görüşmelere zamanında hazırlanabilirsiniz.

Hesap adımlarını örnek tabloyla anlattığımız kira artış oranı nasıl hesaplanır rehberine ve modülün ayrıntıları için TÜFE kira artış hesaplama sayfasına bakabilirsiniz. Hesaplanan oran yasal üst sınırı gösterir; taraflar daha düşük bir artışta anlaşabilir. Sonuç bilgilendirme amaçlıdır, uygulanacak artışa ilişkin karar ve sorumluluk sizdedir; tereddütte bir avukata danışın.

Kiralama yönetimi yapan ofisin mülk sahibine karşı en önemli sorumluluğu şeffaflıktır. Mülk sahibi hesap özeti, seçilen dönem için tahsil edilen kiraları, ofisin komisyonunu ve mülk sahibine kalan net tutarı tek bir dökümde gösterir. Mal sahibini seçtiğinizde özet kendiliğinden gelir; A4 olarak yazdırabilir ya da WhatsApp özeti olarak gönderebilirsiniz.

Sözleşme ve belgeler için sürümlü belge şablonları bulunur: şablondan belge üretilir, arşivlenir ve A4 olarak yazdırılır. Belge içeriklerinin güncel mevzuata ve tarafların durumuna uygunluğunu kontrol etmek ofisin sorumluluğundadır; şablonlarınızı bir hukukçuya gözden geçirtmenizi öneririz.

Kiralama yönetiminde zamanın önemli bir kısmı aynı soruları cevaplamakla geçer: “Bu ayki kiramı aldınız mı?”, “Kombi arızalandı, ne yapmalıyım?”, “Depozito ne kadardı?” Kiracı & Mülk Sahibi Portalı bu soruları kişinin kendi telefonuna taşır.

• Davetle giriş: Personel kişiyi rehberden seçer; tek kullanımlık kod WhatsApp ile gider, kişi telefon numarası ve parolasıyla girer.
• Sorun bildir: Kiracı arıza, hasar veya eksik eşyayı fotoğraf ve videoyla bildirir; açık bildirim ofis panelinde hatırlatma olarak durur.
• Teslim ve durum tespiti: Eve girişte ve çıkışta oda oda durum ve fotoğraf kaydedilir; gönderildikten sonra kiracı değiştiremez, mülk sahibi onaylar.
• Sözleşmem ve ödemelerim: Kiracı kirasını, ödeme gününü, depozitoyu, sıradaki vadeyi ve gecikenleri görür; ofisin komisyon oranını görmez.
• Mülk sahibi özeti: Mülk sahibi aylık hesap özetini (tahsilat, yönetim ücreti, net) kendisi takip eder.

Portal, telefon trafiğini azaltmanın yanında kayıt da sağlar. Kiracının bildirdiği arıza, fotoğraf ve videosuyla tarihli olarak sistemde kalır; ofis bildirimin durumunu ve önceliğini günceller, yanıt yazar. Mülk sahibi kendi mülküne gelen bildirimleri görür ve yanıtlayabilir. Taşınma sırasında yapılan oda oda durum tespiti, kira bitiminde depozito konuşmasında başvurulacak somut bir kayıt olur. Ayrıntılar için kiracı ve mülk sahibi portalı sayfasına bakabilirsiniz.

Kira takibine geçişte en büyük risk, eski kayıtlardaki eksiklerin yeni sisteme taşınmasıdır. Bu yüzden geçişi bir temizlik fırsatı olarak görün: her sözleşmenin başlangıç tarihi, son artışın tarihi, güncel kira, ödeme günü ve depozito bilgisi tek tek doğrulanmalıdır. Bu temel bir kez sağlam kurulduğunda tahsilat dönemleri, yenileme hatırlatmaları ve hesap özetleri her ay kendiliğinden doğru gelir. Hatırlatmalar panelde siz kapatana kadar durduğu için yaklaşan bir yenileme gözden kaçmaz. Aşağıdaki sıra, çoğu ofiste ilk ayı sorunsuz kapatmaya yeter.

1. 1

   Kişileri ve mülkleri hazırlayın

   Mülk sahiplerini ve kiracıları kişi rehberine, daireleri portföye ekleyin.

2. 2

   Aktif sözleşmeleri girin

   Her sözleşmenin başlangıç tarihini, kira tutarını, ödeme gününü ve varsa gecikme faizi oranını kaydedin.

3. 3

   Son artış tarihlerini kontrol edin

   Bir sonraki yenilemenin doğru hesaplanması için son artışın tarihini ve uygulanan kirayı doğrulayın.

4. 4

   İlk ayı birlikte kapatın

   İlk tahsilat ayını sistemde işleyin, ay sonunda hesap özetlerini oluşturup mülk sahiplerine gönderin.

Kira tarafını ofisinizin bütün işiyle birlikte görmek için emlak ofisi programı sayfasına, modül ayrıntıları için kira sözleşmesi ve tahsilat takibi sayfasına bakabilirsiniz. Kendi kira listenizle bir tanıtım için bize ulaşın.