Emlak ofisi programı: ofisinizin bütün işi tek ekranda

Bir emlak ofisinin gününe yakından bakın: sabah bir mal sahibi fiyat düşürmek için arar, öğlen Kadıköy'de 3+1 arayan bir alıcıyla iki daire gezilir, öğleden sonra bir kiracı bu ayın kirasını kısmen yatırdığını söyler, akşamüstü de tapu randevusu için eksik evrak telaşı başlar. Bu işlerin her biri farklı bir yerde not edilir: ilanlar bir Excel dosyasında, talepler danışmanın telefonunda, kira takibi bir defterde, komisyon hesabı bir hesap makinesinin ekranında.

Ofis küçükken bu düzen idare eder; çünkü her şey birkaç kişinin hafızasındadır. Ekip büyüdükçe, portföy yüz ilanı geçtikçe ve kiralama yönetimi işin bir parçası hâline geldikçe hafıza yetmez. Bir danışman ayrıldığında müşteri listesi de onunla gider; bir ilanın fiyatı iki ayrı dosyada iki farklı rakamla durur; kimin hangi alıcıya hangi daireyi gösterdiği tartışma konusu olur. Bir emlak ofisi programı bu bilgiyi kişilerden alıp ofise bağlar.

• Tekrarlanan giriş: Aynı ilan Excel'e, portala ve föye ayrı ayrı yazılır; biri güncellenir, diğeri unutulur.
• Kaçan eşleşme: Yeni giren bir ilanın hangi açık taleplere uyduğunu kimse sistematik olarak kontrol etmez.
• Görünmeyen gecikme: Kirası geciken daireler ay sonunda, mal sahibi arayınca fark edilir.
• Kopuk süreç: Satış dosyası kapanır, aynı işlem komisyon için bir kez daha elle girilir.

Emlink modüler bir sistemdir. Her modül ofisin bir iş alanını üstlenir ve hepsi aynı kişi rehberini ve aynı paneli paylaşır. Böylece bir mal sahibi bir kez kaydedilir; portföyde ilanının sahibi, kira modülünde sözleşmenin tarafı, hesap özetinde dönem dökümünün alıcısı olarak aynı kayıt kullanılır.

Modüllerin birbirini beslemesi, ofis programını bir dosya dolabından ayıran şeydir. Değerleme modülü emsal havuzunu dışarıdaki portallardan değil, ofisinizin kendi portföyünden ve kapanan işlemlerinden kurar; yani ne kadar çok işlem kaydederseniz, fiyat konuşmalarında elinizdeki dayanak o kadar güçlenir. Ofis web sitesi ilanlarını yine portföyden alır: bir ilanı pasife aldığınızda sitedeki karşılığı da yayından düşer. Siteden gelen bir mesaj ise “Talebe dönüştür” ile müşteri talepleri listesine geçer ve eşleştirmeye katılır.

Bunlara ek olarak her kurulumda KVKK kayıtları (rıza kayıtları, aydınlatma metinleri, saklama politikaları ve erişim günlüğü) çekirdekte bulunur. Ayrıntılar için KVKK kayıtları sayfasına bakabilirsiniz.

Programı açtığınızda karşınıza bir rapor yığını değil, bir yapılacaklar ekranı çıkar. Panelin üst kısmında bugünkü geziler, cevap bekleyen talepler, uzun süredir dokunulmayan aktif ilanlar ve yaklaşan hatırlatmalar durur. Altında ise ofisinizin lisansladığı her modülün kendi özet kartı yer alır: geciken tahsilat sayısı, açık işlem dosyaları, ofis web sitesinden gelen yeni talepler, kiracıların açtığı bildirimler gibi.

Panelde ayrıca ofis performansı raporu bulunur: seçtiğiniz dönem için portföy hareketi, talep ve gezi sayıları, tahsilat ve komisyon bilgileri ile danışman kırılımı tek ekranda görünür. Rapor, ofisinizin hangi modülleri kullandığına göre kendi verisini toplar.

Panelin asıl faydası, unutulan işi görünür kılmasıdır. Uzun süredir kimsenin dokunmadığı bir ilan, bir haftadır cevap bekleyen bir talep ya da yaklaşan bir tapu randevusu, siz aramadan karşınıza çıkar. Bir modülün verisinde geçici bir sorun olursa yalnızca o modülün kartı hata gösterir; panelin geri kalanı çalışmaya devam eder.

Bir emlak ofisi programının değeri, modüllerin birbirine bağlı olmasından gelir. Aşağıdaki akış, bir dairenin portföye girişinden komisyonun kaydına kadar bilginin nasıl tek seferde girilip ilerlediğini gösterir.

1. 1

   İlan portföye girer

   Danışman daireyi tür, fiyat, m², oda, ısıtma, konum, aidat, otopark gibi alanlarla kaydeder; telefonda “Fotoğraf çek” ile galeriyi doldurur. Yayına hazırlık skoru eksik fotoğraf, açıklama veya konumu gösterir.

2. 2

   Uyan talepler görünür

   İlan kaydedildiği anda listedeki “Uyan talep” kolonu, bu dairenin kaç açık talebe uyduğunu söyler. Danışman kimi arayacağını tahmin etmek zorunda kalmaz.

3. 3

   Yer gösterme kaydedilir

   Gezi randevusu, süresi, alıcının geri bildirim puanı ve varsa fiyat itirazı kayda geçer. Mal sahibine sunulacak gezi raporu bu kayıtlardan oluşur.

4. 4

   İşlem dosyası açılır

   Teklif kabul edilince satış dosyası açılır; teklif, kapora, evrak, ekspertiz, kredi ve tapu aşamaları şeritte izlenir. Zorunlu evraklar tamamlanmadan tapu aşamasına geçilemez.

5. 5

   Komisyon tek tıkla kaydedilir

   Dosya tamamlanınca “Komisyon kaydı oluştur” düğmesi formu dosyadan doldurur. Brüt tutar, KDV ayrışımı, ofis ve danışman payı canlı önizlemeyle hesaplanır; aynı işlem ikinci kez girilmez.

Komisyon ve prim hesapları bilgilendirme amaçlıdır; sözleşmenizdeki oranlar, yönetmelikteki üst sınırlar ve vergisel gösterim için son karar ve sorumluluk sizdedir, gerektiğinde mali müşavirinize danışın. Komisyon hesabının mantığını emlak komisyonu nasıl hesaplanır rehberinde, dosya sürecini işlem dosyası ve komisyon takibi sayfasında anlatıyoruz.

Pek çok emlak ofisi yalnızca satış ve kiralama aracılığı yapmaz; mülk sahipleri adına kirayı da takip eder. Bu iş satıştan farklı bir disiplin ister: her ay düzenli tahsilat, yıllık kira artışı, sözleşme yenilemeleri ve mülk sahibine dönem sonu dökümü. Sözleşme & Kira modülü bu döngüyü tek listede toplar.

• Kokpit liste: Aktif sözleşme sayısı, aylık kira toplamı, 60 gün içinde yenilenecek sözleşmeler ve geciken tahsilatlar listenin üstünde.
• TÜFE artış hesabı: TBK md. 344'e göre yasal tavanı hesaplar; zam kararları arşivde saklanır.
• Tahsilat takvimi: Kısmi ödeme, gecikme faizi ve WhatsApp kira hatırlatması aynı ekranda.
• Mülk sahibi hesap özeti: Dönem dökümü, komisyon ve net tutar; A4 çıktı veya WhatsApp özeti.

Kira tarafına odaklanan ofisler için ayrıntılı anlatımı kira takip programı sayfasında bulabilirsiniz. Kiracı ve mülk sahibinin telefondan sisteme girip arıza bildirmesi veya ödemelerini görmesi için kiracı ve mülk sahibi portalı modülü eklenebilir.

Emlak ofislerinin yapısı birbirine benzemez. Bir ofiste her danışman hem portföy hem kira işine bakar; başka bir ofiste kiralama yönetimini tek bir kişi yürütür, danışmanlar yalnızca satışla ilgilenir. Emlink bu farkı modül bazlı lisansla karşılar: ofis aldığı modülleri kullanıcılarına dağıtır, her kullanıcı yalnızca kendisine verilen modülü görür.

Kişi rehberi bütün modüllerde ortaktır. Bir alıcı önce talep olarak girer, sonra satış dosyasında taraf olur; bir mal sahibi önce ilan sahibi, sonra kira sözleşmesinin tarafı olur. Kayıt tek olduğu için telefon numarası değiştiğinde her yerde güncellenir. Hatırlatmalar da çekirdekte çalışır: kira yenilemesi, belge süresi gibi hatırlatmalar panelde siz kapatana kadar durur.

Geçişin en zor kısmı genellikle mevcut ilan listesidir. Portföy modülündeki Excel/CSV içe aktarma, kolonları otomatik eşler, aktarmadan önce önizleme gösterir ve hatalı satırları tek tek raporlar; “3.450.000” gibi Türkçe sayı biçimleri ile yabancı biçimleri ayırt eder. İl ve ilçeler 81 il / 973 ilçelik gömülü listeden seçildiği için adresler baştan standart girer.

1. 1

   Modülleri seçin

   Önce ofisinizin gerçekten kullanacağı modülleri belirleyin; çoğu ofis Portföy & Müşteriler ile başlar, ardından kira veya işlem modülünü ekler.

2. 2

   Portföyü aktarın

   Excel listenizi içe aktarın, önizlemede eşleşmeyen kolonları düzeltin, ardından fotoğrafları ilan ilan ekleyin.

3. 3

   Ekibi tanımlayın

   Kullanıcıları ekleyin, rollerini ve modüllerini dağıtın.

4. 4

   Açık talepleri girin

   Telefonlarda ve defterlerde duran açık talepleri sisteme girin; eşleştirme o andan itibaren çalışmaya başlar.

Paketleri paketler bölümünde inceleyebilir, kendi portföyünüzle bir tanıtım için iletişim formunu kullanabilirsiniz. Müşteri tarafına odaklanmak isterseniz emlak CRM programı sayfasına göz atın.